Datenschutzerklärung von suitespot

Stand: 16.10.2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie suitespot.com besuchen, ein Konto anlegen, eine suitespot Premium-Mitgliedschaft abschliessen, Hotels, Villen, Züge oder Yachten über uns buchen oder mit uns kommunizieren – zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

1. Verantwortlicher

reisetopia GmbH (Betreiberin von suitespot)
Dessauer Strasse 28–29
10963 Berlin
Deutschland
Vertretungsberechtigt: Moritz Lindner (Geschäftsführer)
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 173 2828744
Impressum: https://suitespot.com/de-CH/imprint

2. Datenschutzbeauftragter

Legaltrust GmbH
Ansprechpartner: Herr Michael Michalak
Lietzenburger Str. 94, 10719 Berlin, Deutschland
Telefon: +49 30 887 27 609
E-Mail: [email protected]

3. Überblick und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten insbesondere: Bestands- und Kontaktdaten (Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), Konto- und Mitgliedschaftsdaten (Mitgliedschaftsart, Laufzeit, Testphase, Kündigungsstatus, Gutscheincodes), Buchungs- und Reisedaten (Hotel, Reisezeitraum, Mitreisende, Sonderwünsche, Treueprogramm-Nummern), Zahlungsdaten (Zahlungsmethode, Rechnungen – Kartendaten selbst verarbeiten nur unsere Zahlungsdienstleister), Kommunikationsdaten (Inhalte von E-Mails und WhatsApp-Nachrichten, Telefonnotizen), Nutzungs- und Gerätedaten (IP-Adresse, Browser, besuchte Seiten, Zeitpunkte) sowie Einwilligungsdaten.

Rechtsgrundlagen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), z. B. für Newsletter, Analyse- und Marketing-Cookies und das Messen von E-Mail-Öffnungen;
• Vertrag und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), z. B. für Ihr Konto, Ihre Mitgliedschaft, Buchungsanfragen und Buchungen;
• rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung;
• berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website, Betrugsprävention, Kundenbetreuung und – soweit in Abschnitt 12.3 beschrieben – Werbung für eigene ähnliche Leistungen.

Für Endgeräte-Zugriffe (Cookies und ähnliche Technologien) gilt zusätzlich § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG): Technisch nicht notwendige Zugriffe erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung.

Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz gilt ergänzend das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG); siehe Abschnitt 3a.

3a. Hinweise für Personen in der Schweiz

Anwendbares Recht: Soweit wir Personendaten von Personen in der Schweiz bearbeiten, gelten neben der DSGVO das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, sowie die Datenschutzverordnung (DSV).

Bekanntgabe ins Ausland: Wir geben Personendaten grundsätzlich nur in Staaten bekannt, deren Gesetzgebung einen angemessenen Schutz gewährleistet (Anhang 1 DSV), darunter die Staaten der EU und des EWR (u. a. Deutschland, die Niederlande und Irland) sowie das Vereinigte Königreich. Bekanntgaben in die USA erfolgen an Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsentscheid des Bundesrates, in Kraft seit dem 15. September 2024), andernfalls auf Grundlage der vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln. Buchen Sie über uns ein Hotel oder eine andere Leistung in einem Staat ohne angemessenen Datenschutz, geben wir die dafür erforderlichen Daten an den jeweiligen Anbieter bekannt, da dies für die Abwicklung des Vertrags mit Ihnen unmittelbar erforderlich ist (Art. 17 Abs. 1 lit. b DSG).

Ihre Rechte nach DSG: Sie haben die Rechte nach Art. 25 ff. DSG, insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 25 DSG), auf Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 DSG) sowie auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Bearbeitung. Wenden Sie sich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Beschwerderecht: Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, beschweren.

4. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist: an Hotels, Villenanbieter, Bahn- und Yachtbetreiber, bei denen Sie über uns buchen oder anfragen (zur Durchführung der Buchung und zur Gewährung Ihrer Vorteile), an Partner, über die Ihre Mitgliedschaft bereitgestellt wird (siehe Abschnitt 8), an Auftragsverarbeiter (technische Dienstleister, die wir nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden haben) sowie an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Einige Dienstleister sitzen in den USA oder im Vereinigten Königreich. Übermittlungen in die USA erfolgen an Anbieter, die unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023), andernfalls auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss. Bei Buchungen von Hotels ausserhalb der EU übermitteln wir die für die Buchung erforderlichen Daten an das jeweilige Hotel (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Kontodaten speichern wir für die Dauer Ihres Kontos; nach Löschung des Kontos löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Buchungs- und Rechnungsunterlagen bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu acht bzw. zehn Jahre auf (Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse und Bücher zehn Jahre), Geschäftsbriefe sechs Jahre. Newsletter-Daten speichern wir bis zur Abmeldung; den Nachweis Ihrer Einwilligung bis zu drei Jahre danach. Nach Beendigung Ihrer Mitgliedschaft oder Löschung Ihres Kontos bewahren wir Daten, die zur Abwehr möglicher vertraglicher Ansprüche erforderlich sind, für die regelmässige Verjährungsfrist von drei Jahren auf (§§ 195, 199 BGB). Fristen von mindestens einem Jahr beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem das auslösende Ereignis (z. B. das Wirksamwerden der Kündigung) eingetreten ist. Die Speicherdauer von Cookies finden Sie in den Cookie-Einstellungen.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse genügt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck. Hierfür genügt ein Klick auf den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail oder eine Nachricht an [email protected].

Sie haben ausserdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin. Personen in der Schweiz können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, wenden (siehe Abschnitt 3a).

7. Bereitstellung der Website, Hosting und Sicherheit

Beim Aufruf von suitespot.com werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem). Das dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logdateien werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

• Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA): Content-Delivery-Network, Schutz vor Angriffen und Bots, anonymisierte Leistungsmessung (Cloudflare Web Analytics). Drittlandtransfer: DPF.
• Server-Hosting: Unsere Anwendung und ihre Schnittstelle (api.suitespot.com) betreiben wir bei DigitalOcean, LLC, 101 6th Ave, New York, NY 10013, USA, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland). Einzelne Inhaltsseiten (z. B. Reiseziel-Seiten) werden über Netlify, Inc., 512 2nd Street, San Francisco, CA 94107, USA ausgeliefert. Drittlandtransfer: DPF bzw. Standardvertragsklauseln.
• Sentry (Functional Software Inc., 132 Hawthorne Street, San Francisco, CA 94107, USA): Erkennung von Programmfehlern; Geräte- und Fehlerangaben werden pseudonymisiert (IP-Masking) verarbeitet. Drittlandtransfer: DPF.
• Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Für eine einheitliche Darstellung laden wir Schriftarten von Servern von Google (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Drittlandtransfer: DPF.

8. Konto, Mitgliedschaft und Partnerprogramme

Für ein suitespot-Konto erheben wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) sowie Ihre Sprache. Mit einer suitespot Premium-Mitgliedschaft schliessen Sie einen Vertrag mit der reisetopia GmbH; wir verarbeiten dafür zusätzlich Mitgliedschaftsart, Beginn, Testphase, Laufzeit, Kündigungsstatus, eingelöste Gutscheine und Zahlungsinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen kontobezogene Nachrichten zu senden (Bestätigung der Anmeldung, Aktivierung, Informationen zu Testphase, Verlängerung, Zahlungen und Änderungen der Leistungen).

Mitgliedschaft über Partner (z. B. UBS, Top Card): Ist Ihre Mitgliedschaft in einem Kartenprodukt eines Partners enthalten, prüfen wir bei der Anmeldung Ihre Berechtigung. Dabei tauschen wir mit dem Partner nur die Daten aus, die für den Nachweis Ihrer Berechtigung und die Abrechnung der Mitgliedschaft erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Chargebee (CHARGEBEE B.V., Piet Heinkade 55, 1019 GM Amsterdam, Niederlande): Verwaltung der Mitgliedschaften, Rechnungen und Mitteilungen zur Mitgliedschaft (Testphase, Verlängerung, Zahlungserinnerungen). Drittlandtransfer: Standardvertragsklauseln.
• Salesforce (salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München, Deutschland): Kundenverwaltung (CRM), Bearbeitung von Anfragen und Buchungen, Versand von Service-Nachrichten. Drittlandtransfer: von den europäischen Datenschutzbehörden genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules for Processors) sowie Zertifizierung unter dem DPF (inkl. Swiss-U.S. Data Privacy Framework).

9. Buchungen und Anfragen

Wenn Sie über suitespot buchen oder eine Anfrage stellen, verarbeiten wir die dafür nötigen Daten (Reisende, Zeitraum, Zimmerwunsch, Sonderwünsche, Treueprogramm-Nummer, Kontaktdaten) und übermitteln sie an das jeweilige Hotel bzw. den Anbieter, damit Buchung und Vorteile umgesetzt werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hotels und Anbieter verarbeiten Ihre Daten anschliessend in eigener Verantwortung. Ihre Treueprogramm-Nummer geben wir nur weiter, wenn Sie sie angeben, damit Ihnen Punkte und Status gutgeschrieben werden.

10. Zahlungen

Zahlungen für Mitgliedschaften und Buchungen wickeln wir über Zahlungsdienstleister ab. Diese verarbeiten Karten- und Kontodaten in eigener Verantwortung und können Betrugsprüfungen durchführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

• Adyen (Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6–50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande): Abwicklung von Kartenzahlungen und SEPA-Lastschriften für Mitgliedschaften (angebunden über Chargebee, siehe Abschnitt 8) sowie von Kartenzahlungen und -garantien bei Buchungen. Bei Abschluss prüft Adyen Ihre Karte mit einer Autorisierung über 1 € oder den entsprechenden Gegenwert, die nicht abgebucht wird.
• Kartenorganisationen (z. B. Visa, Mastercard, American Express) sowie bei SEPA-Lastschriften Ihre Bank.

11. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein (z. B. Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl, Sicherheit, Anmeldung). Alle anderen Cookies – für Statistik, Funktionen, Social Media und Marketing – setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fussbereich der Website ändern oder widerrufen.

• OneTrust (OneTrust Technology Limited, 82 St John St, London EC1M 4JN, Vereinigtes Königreich): Verwaltung und Dokumentation Ihrer Einwilligungen, inklusive IAB Transparency & Consent Framework (TCF). Drittlandtransfer: Angemessenheitsbeschluss (UK).

12. E-Mail-Kommunikation

12.1 Service- und Vertragsmails

Nachrichten, die zur Durchführung Ihres Kontos, Ihrer Mitgliedschaft oder Ihrer Buchungen nötig sind (z. B. Bestätigungen, Hinweise zur Nutzung Ihrer Mitgliedschaft, Mitteilungen zu Testphase, Verlängerung und Zahlungen), senden wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Nachrichten können Sie nicht abbestellen, solange das Vertragsverhältnis besteht.

• SendGrid (Twilio Ireland Limited, 25–28 North Wall Quay, Dublin 1, D01 H104, Irland): Versand von Konto- und Transaktionsmails. Drittlandtransfer: DPF.
• Chargebee und Salesforce (siehe Abschnitt 8).

12.2 Newsletter (mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen Newsletter mit Angeboten, Reiseinspiration und Neuigkeiten zu suitespot (z. B. „Dealstag“). Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst nach Bestätigung des Links in einer E-Mail werden Sie eingetragen. Wir protokollieren Anmeldung, Bestätigung, Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis.

Unsere Newsletter enthalten ein sogenanntes Zählpixel. Damit erfassen wir, ob und wann ein Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden, um unsere Inhalte zu verbessern. Diese Messung ist Bestandteil des Newsletters; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung in den Empfang des Newsletters (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn Sie die Messung nicht wünschen, können Sie den Newsletter jederzeit abbestellen.

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an [email protected] abbestellen.

• ActiveCampaign (ActiveCampaign, Inc., 1 N Dearborn St, 5th Floor, Chicago, IL 60602, USA): Versand der Newsletter, Verwaltung der Abonnements, Auswertung. Drittlandtransfer: DPF.

12.3 Werbung für eigene ähnliche Leistungen an Kundinnen und Kunden

Haben Sie bei uns eine suitespot Premium-Mitgliedschaft abgeschlossen oder eine Buchung getätigt, dürfen wir Ihre dabei erhaltene E-Mail-Adresse auch ohne gesonderte Einwilligung nutzen, um Sie über eigene ähnliche Leistungen zu informieren – etwa über Hotelangebote und Vorteile, die Sie als Mitglied buchen können –, und Sie um eine Bewertung unserer Leistungen zu bitten (siehe Abschnitt 15). Rechtsgrundlage sind § 7 Abs. 3 UWG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Voraussetzung ist, dass wir Sie bei der Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse auf diese Nutzung und Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen haben. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – per Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an [email protected]. Öffnungen und Klicks dieser E-Mails messen wir nur mit Ihrer Einwilligung.

Für Kundinnen und Kunden in der Schweiz gilt sinngemäss Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG (CH): Werbung für eigene ähnliche Leistungen an Kundinnen und Kunden ist zulässig, wenn bei der Erhebung der Kontaktdaten und in jeder Nachricht auf die Möglichkeit hingewiesen wird, die Zusendung abzulehnen.

13. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f). Anfragen speichern wir in unserem CRM (Salesforce).

• WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland): Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, verarbeitet WhatsApp Ihre Nachrichten Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Metadaten können an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden (DPF). Sie können uns alternativ jederzeit per E-Mail oder Telefon erreichen.

14. Statistik und Marketing (nur mit Einwilligung)

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Reichweitenmessung mit pseudonymer Kennung und gekürzter IP-Adresse; Cookies _ga, _ga_*. Drittlandtransfer: DPF.

Rechtsgrundlage ist jeweils Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen können.

15. Bewertungen

• Trustpilot (Trustpilot A/S, Pilestræde 58, 5. Stock, 1112 Kopenhagen, Dänemark): Anzeige von Kundenbewertungen auf unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bewertungseinladungen: Nach einer Buchung oder während Ihrer Mitgliedschaft laden wir Sie per E-Mail ein, Ihre Erfahrung auf Trustpilot zu bewerten. Dazu übermitteln wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Referenznummer an Trustpilot, damit ein persönlicher Bewertungslink erzeugt werden kann. Ob Sie eine Bewertung abgeben, entscheiden Sie selbst; veröffentlichte Bewertungen bearbeitet Trustpilot in eigener Verantwortung. Sie können den Einladungen jederzeit widersprechen – per Abmeldelink oder Nachricht an [email protected]. Rechtsgrundlage für die Einladungen sind § 7 Abs. 3 UWG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Schweiz Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG (siehe Abschnitt 12.3).

16. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten Profile bei Instagram, Facebook, TikTok und X (vormals Twitter). Wenn Sie dort mit uns interagieren, verarbeiten auch die Plattformbetreiber Ihre Daten, teils in den USA. Für Seiten-Statistiken („Insights“) auf Facebook und Instagram sind wir mit Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO).

17. Bewerbungen

Informationen zur Verarbeitung von Bewerbungsdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von reisetopia unter https://reisetopia.de/datenschutzerklaerung/#m210 (Abschnitt „Bewerbungsverfahren“).

18. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.